Personvernerklæring

Nordic Netcare overholder alle regler for oppbevaring og behandling av data i henhold til GDPR.

Denne personvernerklæringen dekker den rådgivning og veiledning som foregår via vårt Helsefaglige Kompetansesenter, herunder også tilgang til våre digitale ytelser, online behandling og henvisning til våre forskjellige samarbeidspartnere.

Når du benytter deg av Nordic Netcares tjenester, er det viktige personopplysninger vi har behov for å innhente og behandle, for å kunne hjelpe deg på best mulig måte.

Derfor betror du oss dine personlige opplysninger, og vi sørger for at de er i sikkerhet hos oss. Det er viktig for Nordic Netcare å respektere og beskytte ditt privatliv på best mulig måte, slik at du kan ha tillit til oss.

Denne personvernerklæringen er ment som en hjelp til å forstå hvilke data vi innhenter, hvorfor vi innhenter dem, hvordan vi oppbevarer dem, hva vi anvender dem til og hvordan vi videreformidler dem.

Denne personvernerklæringen dekker alle personopplysninger vi måtte ha innhentet i forbindelse med at du har gjort bruk av våre tjenester.

Hvis du har noen spørsmål eller kommentarer som gjelder behandlingen av dine personopplysninger, kan du kontakte vår personvernansvarlige. Dette gjelder også hvis du ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter i henhold til gjeldende lov.

Du kan sende en e-post til:
gdpr@nordicnetcare.no

Du kan også sende vanlig post til:
Nordic Netcare
Dag Hammarskjölds Allé 13
2100 København Ø
Danmark
Att. DPO

Dataansvarlig

Nordic Netcare er dataansvarlig for alle opplysninger vi innhenter i forbindelse med våre ytelser og tjenester.
Personlige opplysninger defineres som alle opplysninger som kan være direkte forbundet med deg, såsom personlig identitet, kontaktopplysninger og helseopplysninger.

Kategorier av personopplysninger

Vi innhenter og behandler følgende personlige opplysninger om deg (kun i det omfang det er relevant for nettopp deg og din sak).
Dine personlige opplysninger blir ikke delt med andre, solgt eller offentliggjort på annen måte enn beskrevet i denne personvernpolicyen

Alminnelige personopplysninger

Ditt navn, telefonnummer, e-postadresse og privatadresse
Ditt kontonummer ved refusjonssaker
Sosiale opplysninger, som familierelasjoner, jobb/arbeidsgiver
Opplysninger om hvilken betalende part din sak er tilknyttet (for eksempel kommune, arbeidsgiver eller forsikringsselskap)
Opplysninger om hvilke ytelser og tjenester du har tilgang til
Identifikasjonsopplysninger for betalende part (for eksempel saksnummer)
Forbruksopplysninger relatert direkte til ditt/dine behandlingsforløp

Særlige personopplysninger (Følsomme personopplysninger)

CPR-nummer
Helseopplysninger relatert til dine forløp hos Nordic Netcare

Kilder

Vi behandler personopplysninger som du eller en annen part, for eksempel ditt forsikringsselskap eller din arbeidsgiver, har utlevert til oss, i forbindelse med ditt behov for å gjøre bruk av vår tjenesteytelse.

Det er frivillig å gi Nordic Netcare dine personlige opplysninger, men for å motta våre ytelser/tjenester, vil du være nødt til å gi Nordic Netcare den nødvendige informasjonen.

Nordic Netcares grunnlag for innsamling og behandling av personopplysninger

Vi har en kontraktsmessig forpliktelse overfor våre kunder og utfører tjenester etter kundenes ønske.

For å kunne inngå og oppfylle en avtale med deg, eller gjennomføre tiltak på din anmodning, er behandling av dine personopplysninger nødvendig, men vi forplikter oss til utelukkende å behandle dine opplysninger i overensstemmelse med denne personopplysningspolicyen.

Vi er forpliktet til å overholde både gjeldende lover og regler, herunder EUs personvernforordning, personopplysningsloven, helselovgivningen og annen relevant lovgivning.

Når vi behandler dine alminnelige personopplysninger til administrative formål, skjer denne behandlingen med hjemmel i personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, litra a, b, c og f, avhengig av den konkrete situasjon, som for eksempel ved

brukervalidering
timebestilling
håndtering av klager og tvister
alminnelig korrespondanse med deg

I forbindelse med alminnelig pasientbehandling innhenter, behandler og videreformidler vi alminnelige personopplysninger med hjemmel i personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, litra c og d.

Når vi behandler følsomme personopplysninger, for eksempel helseopplysninger, er det på følgende grunnlag:

Nødvendig for å overholde våre rettslige forpliktelser: For eksempel i forbindelse med journalføring. (Personvernforordningens artikkel 9, stk. 2, litra a)
Med ditt samtykke: Hvis du gir oss samtykke til å behandle dine følsomme opplysninger til et spesifikt formål, for eksempel videreformidling til en annen helseperson. (Personvernforordningens artikkel 9, stk. 2, litra c)
Helsefremmende, forebyggende og behandling: Når det er nødvendig for å fremme din helse, forebygge sykdom eller yte behandling. (Personvernforordningens artikkel 9, stk. 2, litra h)

Vi behandler dessuten ditt CPR-nummer (personnummer) på følgende grunnlag:

Identifikasjon: For å sikre korrekt identifikasjon og unngå forveksling med andre personer. (Personopplysningsloven § 11, stk. 2, nr. 1)
Journalføring: I henhold til autorisasjonsloven (kap. 5 og 6) og journalføringsbekendtgjørelsen (§§ 5-10).
Innhenting og videreformidling: I overensstemmelse med helselovgivningens kap. 9 (§§ 41, 42, 42a og 42b), både med og uten ditt samtykke, avhengig av den konkrete situasjon.

Konkrete formål med innsamling/behandling

Vårt formål med å innhente og behandle dine personlige opplysninger er følgende:

Kontaktopplysninger

For å gjøre det mulig for oss å kontakte deg og behandle din sak
For å gjøre det mulig å kvalitetssikre våre ytelser, ved å be om din deltakelse i for eksempel tilfredshetsundersøkelser

Eventuelt kontonummer

For å kunne refundere eventuelle private utlegg til deg

CPR-nummer

For å kunne sikre entydig identifikasjon
For å kunne sjekke/innhente eventuell elektronisk henvisning

Betalende part / identifikasjonsopplysninger

For å gjøre det mulig å avregne med den betalende part som dekker din tjeneste hos Nordic Netcare
For å få identifisert og bekreftet hvilke tjenester og ytelser du skal ha tilgang til
For å kunne stille en betalingsgaranti og avregne på dine vegne

Helseopplysninger

For å kunne matche dine behandlingsbehov til best mulig behandlingssted
For å kunne tilpasse ditt app-innhold
For å kunne rådgi og veilede deg på best mulig måte
For å behandle deg og føre journal

Sosiale opplysninger

For å kunne matche dine behandlingsbehov best mulig

Forbruksopplysninger

For å kunne avregne med helseleverandøren
For å kunne avregne med betalende part
For å kunne rådgi og veilede deg best mulig
For å kunne utarbeide statistikk (anonymisert)

STATISTIKK OG KUNDEANALYSER

Vi behandler personopplysninger når vi gjennomfører rapportering, statistikk og kundeanalyser på et overordnet nivå, for eksempel for å fastsette prisnivåer, analyser av lønnsomhet og i forbindelse med utvikling av våre tjenester.

Våre systemer er utformet til som standard å pseudonymisere og anonymisere alle personopplysninger til ovennevnte formål, så langt dette overhodet er mulig.

Databeskyttelsesreglene gjelder ikke for anonyme data.

Vi behandler dine personopplysninger i forbindelse med kundetilfredshetsundersøkelser og analyser av svar, for eksempel når vi spørger om du er tilfreds med vår service.

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser og skjer for øvrig på bakgrunn av vår legitime interesse i å drive og utvikle vår virksomhet, for eksempel forbedre våre tjenester og utvikle våre produkter (Databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, litra f).

AUTOMATISK, INDIVIDUELL BESLUTNINGSTAKING

Vi anvender ikke dine personlige data til automatisk, individuell beslutningstaking eller profilering.

Innsigelser

Du kan henvende deg på gdpr@nordicnetcare.no dersom du har en innsigelse mot behandlingsaktiviteter som er basert på vår legitime interesse. Da vil vi ta stilling til din henvendelse og vurdere om behandlingen bør innstilles på den bakgrunn.

Bruk av vår Progressive Web App (PWA)

I forbindelse med vår service tilbyr vi også tilgang til en Progressive Web App (PWA) som er fullt integrert med vårt kjernesystem. Denne appen er utformet for å gi en sømløs og effektiv brukeropplevelse og støtter direkte samhandling mellom våre kunder og våre fysioterapeuter via videokonsultasjoner.

Datainnsamling og -bruk i appen:

Når du anvender vår PWA, innhenter og behandler vi personopplysninger på samme måte som beskrevet i vår generelle personvernpolicy. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, identifikasjonsopplysninger, kontaktinformasjon og helsedata, som er nødvendige for å levere og optimere våre tjenester.

Videokonsultasjoner via Jitsi:

For å muliggjøre videokonsultasjoner, benytter vår PWA en integrasjon med Jitsi. Jitsi er en plattform som muliggjør sikre videokommunikasjonsløsninger. Under disse øktene kan følgende data bli behandlet:

Video- og audiodata, som overføres direkte mellom deg og fysioterapeuten.
Enhetens tekniske opplysninger og nettverksdata for å sikre stabil og sikker forbindelse.

Ingen videodata tas opp eller lagres etter konsultasjonens avslutning, med mindre dette uttrykkelig er avtalt og samtykket til av deg som bruker.

Sikkerhetstiltak:

Alle data overført via vår PWA er beskyttet med kryptering, og appen er utformet med innebygde sikkerhetstiltak for å sikre beskyttelsen av dine personopplysninger. I tillegg overholder vår bruk av Jitsi GDPRs krav til databeskyttelse, herunder sikring av data ved overføring og lagring.

Vi oppfordrer alle brukere til å lese denne seksjonen nøye og kontakte oss ved eventuelle spørsmål eller hvis det ønskes ytterligere informasjon om databehandling i relasjon til bruken av vår PWA.

Hvem har tilgang til dine personopplysninger?

For å kunne tilby deg den best mulige service og behandling deler vi dine personopplysninger med nøye utvalgte parter. Vi sørger alltid for at datadelingen skjer i overensstemmelse med gjeldende lovgivning og med respekt for din fortrolighet.

Interne mottakere:

Helsefaglig team: Dine helseopplysninger deles kun med fysioterapeuter og kiropraktorer i Nordic Netcares helsefaglige kompetansesenter. Dette er nødvendig for å kunne vurdere dine behov og gi deg den best mulige rådgivning og behandling. Alle våre helsefaglige medarbejdere er underlagt taushetsplikt i henhold til Helsepersonellloven.
Regnskapsmedarbeidere: Dine alminnelige personopplysninger deles med våre regnskapsmedarbeidere, slik at disse kan fakturere våre kunder og utbetale evt. utlegg til deg.

Eksterne mottakere:

Behandlere/klinikker: Vi videregir relevante opplysninger til de behandlere/klinikkene du skal behandles hos, etter avtale med deg. Dette kan omfatte opplysninger som ditt navn, personnummer, henvisningsårsak og relevante journalopplysninger. Datadelingen av sensitive personopplysninger skjer sikkert via vår krypterte online plattform, og alminnelige personopplysninger som f.eks. navn og saksnummer kan deles via e-post.
Betalende part: Vi videregir nødvendige opplysninger til den betalende part (f.eks. ditt forsikringsselskap) for å kunne avregne for de ytelsene du mottar. Dette kan omfatte opplysninger som ditt navn, personnummer, type behandling og dato for behandling.
Offentlige myndigheter: I sjeldne tilfeller kan vi være forpliktet til å videregi opplysninger til offentlige myndigheter, f.eks. Styrelsen for Patientsikkerhet eller politiet. Dette skjer kun i overensstemmelse med gjeldende lovgivning og etter anmodning fra myndighetene.

Databehandlere:

Nordic Netcare eier sitt eget kjernesystem.

Dine personlige opplysninger behandles og oppbevares av våre IT-leverandører, som utelukkende oppbevarer og behandler dine opplysninger på instruks fra Nordic Netcare.

Vi benytter oss dessuten av forskjellige databehandlere, som understøtter våre tjenester, f.eks. IT-leverandører og cloud-udbydere.

Vi benytter følgende tredjepartstjenester til databehandling og -oppbevaring:

Google Workspace: Til håndtering og lagring av dokumenter, e-poster og andre filer.
Microsoft Power BI: Til analyser og rapportering av drifts- og økonomidata.
Amazon Web Services (AWS): Vår plattform er hostet via AWS med servere plassert innenfor EU. Alle data lagres dermed i overensstemmelse med EUs databeskyttelsesregler.

Vi benytter dessuten EasyMe som klinikk-, booking- og journalsystem ved våre inhouse-klinikker i Danmark.

Disse tjenestene er nøye utvalgt og evaluert for å overholde databeskyttelseskravene i GDPR.

Anvendelse av kunstig intelligens til databehandling

For å effektivisere behandling av data og forbedre våre tjenester anvender Nordic Netcare kunstig intelligens via OpenAI til avlesning og behandling av dokumenter, herunder kvitteringer, som kunder laster opp til vår plattform. Denne teknologien bidrar til å identifisere og ekstrahere nødvendige opplysninger fra de opplastede dokumentene automatisk og presist.

Når du laster opp dokumenter, vil disse bli analysert av OpenAIs algoritmer med det formål å behandle og lagre relevante data fra dokumentene. Det er viktig å merke seg at behandlingen foregår under strenge databeskyttelsestiltak og i overensstemmelse med gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Vi sikrer at all datahåndtering via OpenAI oppfyller de nødvendige sikkerhetsstandarder og at personopplysninger håndteres fortrolig. Alle personopplysninger som ekstraheres av OpenAI, oppbevares og beskyttes i samsvar med vår øvrige databeskyttelsespraksis.

Hvis du ønsker ytterligere informasjon om hvordan vi anvender kunstig intelligens til databehandling, eller hvordan dine opplysninger blir behandlet, er du velkommen til å kontakte oss.

Anvendelse av kunstig intelligens i telefonsamtaler

For å forbedre effektiviteten og kvaliteten av vår kundeservice anvender Nordic Netcare teknologien fra Corti til å understøtte og analysere telefonsamtaler. Corti anvendes til aktivt å lytte med under våre telefonsamtaler og automatisk generere sammendrag av disse samtalene.

Formålet med å anvende Corti er å sikre nøyaktighet i samtaleforståelse og effektivitet i håndtering av kundeinteraksjoner. Dette gir oss mulighet til bedre å understøtte våre kunder og sikre en høyere servicekvalitet. Teknologien anvender avanserte algoritmer til talegjenkjenning og semantisk analyse for å omsætte telefonsamtalen til tekst, hvorfra et sammendrag utarbeides.

Vi sørger for at kun de nødvendige delene av samtalene behandles av Corti, og at alle opplysninger behandles konfidensielt og i overensstemmelse med lovgivningen. Data fra samtalene oppbevares sikkert og beskyttes mot uautorisert tilgang, og tilgang til disse data gis kun til medarbeidere som har et legitimt formål for tilgang.

Corti benyttes utelukkende til våre kunder i Danmark.

Internasjonal dataoverføring

Selv om våre data primært oppbevares innenfor EU, benytter noen av våre tredjepartstjenester underleverandører eller datasentre utenfor EU. Når dette er tilfelle, sikrer vi at deres håndtering av personopplysninger er i overensstemmelse med GDPR, enten via standardkontraktbestemmelser, Privacy Shield-avtalen eller tilsvarende EU-godkjente overføringsmekanismer.

Sikkerhet og fortrolighet:

Vi har implementert strenge tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, videregivelse eller ødeleggelse. Disse inkluderer, men er ikke begrenset til:

Kryptering av data under overføring og oppbevaring.
Regelmessig gjennomgang av våre sikkerhetsprosedyrer og -politikker.
Anvendelse av oppdatert antivirus- og firewallbeskyttelse.
Adgangskontrollsystemer, slik at kun autorisert personale har tilgang til personopplysninger.
Våre medarbeidere er dessuten underlagt taushetsplikt og har mottatt opplæring i datasikkerhet

E-postsikkerhet:

Når vi kommuniserer med deg via e-post, er det viktig å være oppmerksom på at e-poster kan være usikre. Vi oppfordrer deg derfor til å unngå å sende sensitive personopplysninger via e-post. Hvis du har behov for å dele sensitive opplysninger med oss, kan du i stedet kontakte oss telefonisk eller via vår sikre online plattform.

Samtykke:

Hvis vi har behov for å innhente eller videregi sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger fra andre helsepersoner, innhenter vi alltid ditt uttrykkelige samtykke.

Lagring av personopplysninger

Vi benytter våre egne IT-systemer til all generell saksbehandling, og i tillegg enkelte tredjepartsleverandører for lagring og behandling av data, dersom du benytter deg av online booking og behandling ved Nordic Netcare sine inhouse-klinikker eller kommunale helsetjenester driftet av Nordic Netcare.

Vår datasikkerhetspolicy følger en internasjonal standard og sikrer beskyttelse av dine data i systemet.

Lagringsperiode

Nordic Netcare fjerner personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for de formål de opprinnelig ble samlet inn for. Dette innebærer at vi oppbevarer relevante opplysninger om deg så lenge du er aktiv i en sak hos oss. Når saken din avsluttes, vil vi bevare opplysningene så lenge lovgivningen krever det.

Det finnes situasjoner hvor vi er juridisk forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en bestemt periode, for eksempel dersom du har hatt en sak hos oss. Dette er nødvendig for å kunne håndtere potensielle fremtidige krav som kan være relatert til det tidligere avtaleforholdet, og i slike tilfeller gjelder ikke retten til sletting av personopplysninger.

Journalopplysninger oppbevares i opptil 10 år i henhold til journalføringsforskriften.
Regnskapsdata oppbevares i opptil 5 år fra regnskapsårets slutt, i samsvar med bokføringsloven.

I forbindelse med bruk av data til statistiske formål, søker vi å anonymisere eller pseudonymisere personopplysninger der dette er praktisk mulig.

Dine rettigheter

I forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger har du flere rettigheter:

Retten til informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger (opplysningsplikt).
Retten til innsyn i dine personopplysninger.
Retten til å få uriktige personopplysninger rettet.
Retten til å få dine personopplysninger slettet.
Retten til å protestere mot at dine personopplysninger brukes til direkte markedsføring.
Retten til å protestere mot automatiserte, individuelle avgjørelser, inkludert profilering.
Retten til å overføre dine personopplysninger (dataportabilitet).

Du har også rett til å klage til den nasjonale tilsynsmyndigheten dersom du er misfornøyd med Nordic Netcare sin behandling av dine personopplysninger.

Dersom vi kan rette opplysninger, gjør vi selvsagt dette uten kostnad, med mindre det krever en uforholdsmessig stor innsats.

Alle andre ovennevnte rettigheter håndteres manuelt ved henvendelse til vårt personvernansvarlige.

Vi kan avslå forespørsler som er urimelig gjentakende, krever uforholdsmessig stor teknisk innsats, påvirker andres personvern eller som ellers er svært upraktiske.

Informasjonskapsler (Cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologier på vårt nettsted for å sikre funksjonalitet, forbedre brukeropplevelsen samt til analytiske og markedsføringsmessige formål. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på din datamaskin, nettbrett eller telefon når du besøker vårt nettsted.

Våre informasjonskapsler deles inn i følgende kategorier:

Nødvendige informasjonskapsler
Disse informasjonskapslene er nødvendige for at nettstedet skal fungere korrekt, og lagres derfor automatisk på din enhet. De sørger for grunnleggende funksjoner og sikkerhetsinnstillinger på nettstedet, men samler ikke inn personidentifiserbare opplysninger. For eksempel bruker vi informasjonskapsler fra plugin-modulen «GDPR Cookie Consent» for å registrere ditt samtykke til bruk av cookies.

Funksjonelle informasjonskapsler
Disse informasjonskapslene brukes for å aktivere visse funksjoner på nettstedet, som integrering med sosiale medier og andre tredjepartstjenester som øker funksjonalitet og brukervennlighet. Disse kapslene settes kun basert på ditt forhåndssamtykke.

Ytelseskapsler (Performance cookies)
Vi bruker ytelseskapsler for å analysere nettstedets effektivitet og brukervennlighet, og dermed forbedre din totale brukeropplevelse. Disse kapslene aktiveres kun etter ditt samtykke.

Analytiske informasjonskapsler
Disse kapslene hjelper oss med å analysere og forstå hvordan du som besøkende samhandler med nettstedet vårt. Informasjonskapslene gir oss innsikt i antall besøk, trafikkilder og bruksmønstre. Analytiske kapsler aktiveres utelukkende etter ditt uttrykkelige samtykke.

Markedsføringskapsler (Marketing cookies)
Disse kapslene brukes for å målrette relevante annonser og markedsføringskampanjer mot besøkende på nettstedet. De kan registrere og lagre informasjon om din atferd på tvers av nettsteder for å kunne vise målrettet reklame. Markedsføringskapsler settes kun med ditt forhåndssamtykke.

Andre informasjonskapsler
Det kan forekomme ytterligere informasjonskapsler som ennå ikke er kategorisert. Disse vurderes løpende, og aktiveres kun etter ditt uttrykkelige samtykke.

Samtykke og endring av innstillinger for informasjonskapsler
Vi setter kun informasjonskapsler som er nødvendige for at nettstedet skal fungere, med mindre du aktivt samtykker til bruk av flere. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke via innstillingene for informasjonskapsler på nettstedet ved å klikke på knappen «Innstillinger for informasjonskapsler».

Endringer

Vår personvernerklæring kan bli oppdatert fra tid til annen, og eventuelle endringer vil fremgå på denne siden. Vi begrenser ikke dine rettigheter i henhold til denne personvernerklæringen uten å gi særskilt varsel.